การเขียน Action Plan อย่างมีประสิทธิภาพ

การเขียน Action Plan หมายถึง การนำความคิดหรือวิธีการที่ได้ผ่านการคิดและวิเคราะห์เชิงกลยุทธ์  อย่างละเอียดมาแล้ว สำหรับชี้นำการดำเนินการตามกลยุทธ์ ที่จะนำไปสู่การบรรลุวิสัยทัศน์ขององค์กร ซึ่งเป็นที่ทราบกันดีอยู่แล้วว่า  มีความสำคัญอย่างมาก เพราะเป็นตัวกำหนดแผนการดำเนินงานทั้งหมด ดังคำพูดที่ว่า “วางแผนดีมีชัย ไปแล้วกว่าครึ่งหนึ่ง”  ดังนั้นจึงจำเป็นอย่างยิ่งที่หัวหน้างาน หรือผู้ที่จะเขียนแผนงานต่างๆ ต้องมีความเข้าใจอย่างลึกซึ้ง ถึงวัตถุประสงค์ หรือเป้าหมาย

เพื่อที่จะได้นำข้อมูลเหล่านั้นไปทำการเขียน Action Plan ได้อย่างมีประสิทธิภาพสำหรับหลักการเขียน Action Plan ที่นิยมใช้ คือ วงล้อของเดมิ่ง หรือ Deming Circle  ซึ่งเป็นแนวคิดของ ดร.เดมิ่ง ซึ่งประกอบด้วย 4 องค์ประกอบหลักดังนี้

–          P (Plan) คือการวางแผน

–         D (Do) คือการนำไปปฏิบัติ

–         C (Check) คือการตรวจสอบ

–         A (Action) คือการประเมินผลผลที่เกิดขึ้น

สำหรับแนวทางในการประยุกต์ใช้ PDCA เพื่อการเขียน Action Plan หรือแผนงานต่างๆ มีดังต่อไปนี้

1.กำหนดวัตถุประสงค์ เป้าหมาย โดยกำหนดให้ชัดเจนให้เป็นตัวเลข และต้องมีกำหนดระยะเวลาให้ชัดเจน ตัวอย่างเช่น จำนวนของเสียลดลง 10% จากปีก่อน ภายในระยะเวลา 1 ปี ตั้งแต่ง 1มกราคม 2558 – 31 ธันวาคม 2558

2.ก่อนการเขียน Action Plan ควรตรวจสอบสภาพจริงที่เกิดขึ้น ว่ามีอะไรเกิดขึ้นบ้าง สภาพเครื่องจักร คน อุปกรณ์ สิ่งแวดล้อม โดยต้องลงไปดูข้อมูล จากบันทึก รายงาน สภาพพื้นที่ปฏิบัติงานจริง เพื่อให้เห็นภาพที่แท้จริงที่ครอบคลุมทั้งหมดก่อน

 3.ก่อนการเขียน Action Plan ต้องวิเคราะห์ข้อมูล รายละเอียดทั้งหมด นำวัตถุประสงค์นั้นมา วิเคราะห์ให้ครอบคลุมทุกมิติ วิธีการนี้จะทำให้เราได้มองภาพรวม และเห็นรายละเอียดทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับเป้าหมายนั้น เช่น เพื่อลดปัญหาข้อร้องเรียนของลูกค้า เพื่อเพิ่มยอดขาย เพื่อเพิ่มจำนวนการส่งมอบสินค้าให้ทันเวลา

4.การเขียน Action Plan โดยการนำข้อมูลที่ได้มาเขียนเป็นแผนงาน  ซึ่งรายละเอียดในแผนงานส่วนใหญ่จะประกอบด้วย วัตถุประสงค์ เป้าหมาย ผลที่คาดว่าจะได้รับ กำหนดเวลา ผู้รับผิดชอบ วิธีการติดตาม และประเมินผล ซึ่งใช้โปรแกรม Excell ทำได้เลย

5.นำแผนงานที่เขียนไว้ไปสื่อสารให้กับผู้ที่เกี่ยวข้อง เพื่อนำไปสู่การปฏิบัติอย่างจริงจัง โดยผู้ที่มีหน้าที่รับผิดชอบอะไร ก็ต้องไปทำให้ถูกต้อง ครบถ้วน สมบูรณ์ มิให้ขาดตกบกพร่องแม้แต่น้อย

6.ควรมีการนัดประชุมกันเป็นระยะๆเพื่อเป็นการติดตาม และประเมินผล ซึ่งโดยที่นิยมส่วนใหญ่ก็สัปดาห์ละครั้ง อย่างสองสัปดาห์ครั้งตามความเหมาะสม

7.สรุปเมื่อถึงเวลาที่กำหนด ถ้าบรรลุเป้าหมายก็อาจจะมีการจัดฉลองกันเพื่อเป็นขวัญกำลังใจนิดๆหน่อยๆเช่น การไปกินข้าว กินกาแฟ หรือขนมเล็กๆน้อย แต่ถ้าไม่สำเร็จ (ซึงถือเป็นเรื่องธรรมดา ไม่มีใครทำครั้งเดียวแล้วแก้ไขได้สำเร็จเลย) ก็เรียกทีมงานมานั่งคุยกัน แล้วพิจารณาดูซิว่า เราวิเคราะห์ปัญหาได้ตรงจุดหรือไม่ หรือเราไม่นำแผนงานไปปฏิบัติกันอย่างจริงจัง แล้วค่อยๆ พิจารณาดูกันใหม่อีกที จากนั้นก็มานั่งเขียนแผนงานกันใหม่อีกครั้ง

ข้อเสนอแนะเพิ่มเติม ในระหว่างที่มีการปฏิบัติงานนั้นหากเกิดปัญหาหรือมีข้อสงสัย ไม่แน่ใจ หรือติดขัด ควรรีบแจ้งทีมงาน ปรึกษาเพื่อนร่วมงาน หรือหัวหน้าทีมทันที อย่าทำไปด้วยความรู้สึกเหมือนการฝืนใจทำหรือถูกบังคับ หรือทำเพราะหน้าที่ในการทำงานที่ดีนั้น ควรกระทำไปด้วยความมุ่งมั่นที่อยากจะเห็นความสำเร็จของงานจริงๆ หรือแม้แต่การสนุกกับสิ่งที่ทำ ย่อมทำให้เกิดโอกาสความสำเร็จที่มีสูงกว่า การทำ Action Plan แยกเป็นกระบวนการต่างๆกันออกไป และสมควรตรวจสอบแผนทุกวัน ตอนทำใหม่ ๆ ก็ทำทุกวัน จนกระทั่งอยู่ตัวก็ทำตามระบบของบริษัท คือทำแผนใหญ่ ปีละครั้ง มีการทบทวนทุกเดือน และทำแผนปฏิบัติการรองรับ ในแผนปฏิบัติการ จะระบุไว้เสมอว่า จะทำการตรวจสอบแผนนี้ทุกสัปดาห์ และทุกเดือน รายงานผลการดำเนินการตามแผน เดือนละครั้ง ซึ่งเราสามารถสรุปได้ว่า องค์ประกอบของการเขียน Action Plan ประกอบด้วยสาระสำคัญดังนี้คือ

• ความมุ่งหมายและวัตถุประสงค์
• กลยุทธ์ที่จะทำให้วัตถุประสงค์
• ระบุถึงจุดประสงค์ที่เป็นปริมาณและคุณภาพ
• ระบบเงื่อนไขภายในของแผนและสภาพแวดล้อมของแผน